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审计委员会怎么开会、怎么表决——「准用监事会规则」详解

核心结论:新公司法允许公司以董事会下设的审计委员会行使监事会职权,从而不设监事会,有限公司在董事会中设置审计委员会同样有依据,股份公司的审计委员会成员为三名以上,作出决议应当经成员过半数通过,表决一人一票,凡章程未另行细化的议事规则多需参照监事会原有规则运行

一、不设监事会了,审计委员会怎么运转

一家公司调整治理结构,按照新公司法的安排,不再设监事会,改由董事会中的审计委员会行使监事会职权。方案定了,问题也跟着来了:审计委员会一年开几次会?怎么召集?表决是举手表决还是书面表决?决议需要几分之几通过?原来监事会的那套议事规则,是不是可以直接拿来用?

这类问题看似程序细节,实际关系监督职能能不能真正落地。如果议事规则含混,审计委员会要么运转不起来,要么作出的决议效力被质疑。理解这一制度,需要先看清审计委员会与监事会的关系。

二、规则基础:审计委员会与监事会的关系

现行《公司法》就监督机构作了新的安排。就有限责任公司而言,公司可以按照公司章程的规定在董事会中设置由董事组成的审计委员会,行使本法规定的监事会的职权,不设监事会或者监事。就股份有限公司而言,同样可以按照公司章程的规定在董事会中设置由董事组成的审计委员会,行使本法规定的监事会的职权,不设监事会或者监事。

由此可见,审计委员会并非一个全新的、独立的机关,而是在董事会内部设置、承担监事会职能的机构。它的出现,本质上是把「监督」这项职能,从原来与之平行的监事会,移转到一个由董事组成的专门委员会来承担。理解「准用监事会规则」这句话,正是从这个定位出发的。

就股份公司的审计委员会,法律还有若干具体要求:审计委员会成员为三名以上;审计委员会作出决议,应当经审计委员会成员的过半数通过;审计委员会决议的表决,应当一人一票。这几项要求指向的是「怎么组成」与「怎么表决」,属于强制性较强的规则。

关于审计委员会的定位,还可以从「谁来监督监督者」的角度补充一句。监事会之所以被设计为与董事会平行的机关,一个重要考虑就是监督者应当相对独立于被监督者。审计委员会设置在董事会内部、由董事组成,天然存在监督者与被监督者身份重叠的问题。法律通过人数要求、表决规则等作出一定约束,但如何在具体运作中维护监督的独立性,仍需公司通过议事规则与程序安排去落实。这也是章程细化工作不能省略的原因。

此外,就有限责任公司的审计委员会,法律同样要求在董事会中设置、由董事组成,并行使监事会职权。与股份公司相比,法律对有限责任公司的具体人数与表决规则未作同等细致的规定,更多交给章程。因此,有限责任公司若要采用这一安排,更需要自行把组成人数、表决方式、召集程序等写清楚,避免因规则缺位而产生争议。

三、分歧在哪里:哪些规则准用、哪些不能当然移植

第一处分歧是**「行使监事会职权」的范围**。法律说的是「行使本法规定的监事会的职权」。因此,审计委员会能够行使的,是法律赋予监事会的那部分职权,例如检查公司财务、对董事与高级管理人员执行职务的行为进行监督、列席董事会会议并就相关事项提出建议等。至于监事会原本依据公司章程享有的其他职权,是否一并移转,需要看章程如何安排。换句话说,法律层面的职权可以承接,章程层面的安排则要看章程怎么写。

第二处分歧是议事规则能否「原样准用」。监事会的议事方式与表决程序,通常由公司章程规定。当公司把监督职能交给审计委员会时,原来为监事会设计的议事规则(如会议召集、通知期限、召集人、表决方式、决议通过比例、会议记录)能否直接适用于审计委员会,存在不同理解。较为稳妥的思路是:凡与监事会职权直接相关、且不因主体变更而失去意义的规则,可以参照适用;但凡涉及监事会这一机关本身(如其组织架构、与董事会并列的地位)的规则,则不宜简单移植,因为审计委员会是董事会内的专门委员会,其地位与监事会并不相同。

第三处分歧是审计委员会成员与董事身份的重叠。审计委员会成员由董事组成,这意味着监督者同时是决策参与者。这与监事会作为与董事会平行的独立机关的设计有所不同。因此,在议事规则的细化上,如何确保审议的独立性——例如关联董事的回避、审议利益冲突事项时的处理——就成为需要特别安排的问题。

第四处分歧是表决规则是否可以为章程变更。股份公司审计委员会的「过半数通过」「一人一票」是法律明确的要求,属于强制内容,章程通常不宜作出与之抵触的规定。这一点与监事会规则中「章程可以另有规定」的空间有所不同,需要注意区分。

还有一点与实务落地有关:审计委员会与既有治理文件的衔接。许多公司的既有制度中,还保留着以监事会为中心设计的文件,例如监事会议事规则、监事履职办法等。在改用审计委员会之后,这些文件需要相应修订或者废止,否则容易出现新旧两套规则并存的混乱。建议在调整治理结构时,同步梳理既有制度文件,明确哪些继续有效、哪些需要修改、哪些应当废止。

此外,审计委员会成员的选任也应当审慎。由于该机构承担监督职能,成员在专业能力与独立性上的考虑,往往比一般董事更重要。合理的成员构成,是监督职能得以有效发挥的前提。

四、比「设不设」更值得关注的焦点

第一是章程有没有把规则写清楚。既然审计委员会的具体议事规则在相当程度上依赖章程,章程是否就召集方式、通知期限、表决方式、决议通过比例、会议记录等作出细化安排,直接决定审计委员会能否顺畅运转。仅仅在章程里写一句「设审计委员会」,往往是不够的。

第二是职权清单是否明确。审计委员会行使的是监事会的职权。为了避免争议,在章程或者相关治理文件中把职权逐项列明,比笼统表述更实用。哪些事项由审计委员会审议、哪些事项其有权提出建议、哪些事项需要提交董事会或者股东会,都值得事先界定。

第三是独立性如何保障。由于审计委员会成员同时是董事,在涉及关联交易、利益冲突、对管理层的监督等事项上,如何通过程序安排(例如关联成员回避、必要时引入外部专业意见)维护审议的独立性,是制度设计的关键。

第四是决议的记录与留痕。会议如何召集、谁出席、如何表决、有何异议,这些记录既是公司治理的证明,也是在争议发生时判断决议效力的依据。把记录做规范,成本不高,价值不小。

还有两点值得展开。一是审计委员会与董事会、股东会的衔接。审计委员会设置在董事会内部,其决议与董事会决议如何衔接,需要在章程中明确。例如,审计委员会审议后提出的意见,是提交董事会决定,还是可以直接作出决定;涉及需要提交股东会的事项,审计委员会的意见如何呈现。这些衔接安排若不清楚,容易出现职责重叠或者相互推诿。

二是监督职能的实质落实。监督是否有效,不取决于机构的名称,而取决于是否有人真正去看、去问、去记录。审计委员会成员同时是董事,日常事务繁忙,如何在有限的时间内履行监督职责,需要制度上的保障:例如明确每年审议的常规事项、设定必要的材料报送机制、对重大异常事项建立报告渠道。仅有机构而无运转,监督就容易流于形式。

五、可以逐项核对的判断要素

第一,章程是否授权设置审计委员会。是否按照章程规定在董事会中设置由董事组成的审计委员会。

第二,是否同时不设监事会或者监事。设置审计委员会与不设监事会通常是配套的安排。

第三,成员是否符合人数要求。股份公司的审计委员会成员是否为三名以上。

第四,成员是否为董事。审计委员会成员应当由董事组成。

第五,职权范围是否明确。行使的是法律规定的监事会职权,章程是否另有安排。

第六,表决规则是否合规。股份公司是否做到成员过半数通过、一人一票。

第七,议事程序是否在章程中细化。召集、通知、表决方式、记录等是否有明确规定。

第八,独立性安排是否存在。关联或者利益冲突情形下是否有回避等程序。

在章程细化时,有几项内容值得优先明确。第一,组成人数与产生方式,包括成员如何确定、任期如何安排。第二,召集与通知,包括由谁召集、提前多久通知、遇紧急事项如何处理。第三,审议范围与频次,包括每年至少审议哪些事项、临时审议如何启动。第四,表决方式与通过比例,在符合法律要求的前提下,明确书面表决、回避规则等。第五,记录与报告,包括会议记录的制作、保存,以及向董事会或者股东会报告的方式。把这些内容写清楚,审计委员会才不会沦为纸面机构。

需要提醒的是,不同公司在规模、行业与治理成熟度上差异很大,章程细化不必追求繁复,但应当覆盖实际运转必需的关键节点。就具体条款如何设计,宜结合公司情况作出取舍。

六、分类提示

对拟以审计委员会替代监事会的公司而言,最重要的是把章程写细。法律只就组成人数与表决规则作了明确要求,其余大量细节交给章程。因此,在作出治理结构调整的同时,应当同步修改章程与相关治理文件,把审计委员会的职权清单、议事规则、记录要求一并明确。

对**审计委员会成员(也是董事)**而言,需要认识到自身角色的特殊性:既是决策参与者,又承担监督职能。在审议财务报告、关联交易、对高管履职的评价等事项时,注意履职留痕,遇到利益冲突事项主动回避,是保护自己也是保护公司。

对股东与债权人而言,了解公司是否设置审计委员会、是否不设监事会,有助于判断公司的监督机制是否完整。如果公司既不设监事会、又未实质设置审计委员会或者未赋予其相应职权,监督环节可能存在空白,这一点在评估公司治理水平时值得关注。

还有一层是过渡期的处理。一家公司从设监事会改为以审计委员会行使监事会职权,并非一纸决议就能完成,往往涉及章程修改、人员安排与既有制度的衔接。在过渡期内,原有的监事会规则与新设的审计委员会规则可能同时存在,如何避免监督真空或者规则冲突,需要在方案设计时一并考虑。稳妥的做法是设定明确的生效时点,并同步完成章程与相关文件的修订。

最后需要说明的是,公司治理机构的设置,法律给公司留出了相当的选择空间。是否设置审计委员会、是否保留监事会,取决于公司的规模、股权结构与管理需要。不同选择各有考量,很难一概而论。关键在于,无论选择哪种安排,都要让监督职能有明确的承担者与可操作的规则。具体取舍,仍需结合公司实际情况判断。

总的来说,审计委员会能否真正承担起监督职能,取决于三个方面:规则是否清晰、成员是否适任、程序是否留痕。规则清晰,解决的是「怎么跑」;成员适任,解决的是「谁在跑」;程序留痕,解决的是「跑得怎么样有据可查」。这三者缺一不可。公司若把注意力只放在机构名称的变更上,而忽略背后的规则与执行,监督职能就难以落地。因此,治理结构调整的真正难点,往往不在决议本身,而在决议之后的制度建设与日常执行。

七、结语

审计委员会的制度安排,可以概括为一句话:把监事会的职权,交给董事会中的专门委员会来行使。正因如此,「准用监事会规则」既有其道理,也有其边界——职权可以承接,涉及机关本身定位的规则则不宜原样移植。对公司而言,把章程写细、把职权列明、把独立性安排到位,是让这一制度真正运转起来的前提;对成员而言,在双重角色中保持履职的规范与留痕,是稳妥的做法。

本文所述为一般性规则梳理,不构成对特定案件处理结果的预判,具体适用仍需结合个案事实与专业人士意见。

免责声明:本文仅供参考,不构成法律意见。具体法律问题请咨询专业律师。

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糜珺律师

北京德和衡(无锡)律师事务所 · 专职律师

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