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董事的表决能被追责吗——会议记录与异议免责

核心结论:董事对董事会的决议承担责任,决议违反法律、行政法规或者章程、股东会决议并给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任,但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,可以免除责任,因此董事的免责关键不在于事后说明,而在于表决当时的立场是否被完整地记入会议记录

一、一个问题:投了赞成票的董事,事后能不能被追责

董事会通过了一项决议,事后被认定为违反法律规定,并给公司造成了严重损失。此时,参与表决的董事是否需要承担责任?如果一位董事当时投了反对票,只是因为赞成票占多数而决议获得通过,他是否也要一起担责?如果在会议中间离开了会场、或者因关联关系主动回避了表决,情况又如何?

这些问题在实务中出现的频率不低,尤其是在公司治理不够规范、董事会决议程序较为随意的情况下。与股东会的情形相比,董事会的责任分配有一项明显不同的安排:股东基于自身利益行使表决权,通常不因表决内容而承担民事责任;而董事的表决行为,则可能被追究责任。

理解这一差异,需要回到董事在公司中的位置。董事参与公司经营决策,承担的是受托人的角色,其行为应当以公司利益为依归。因此,表决既是权利,也是一种职责。董事在决定公司事务时,不能像股东那样单纯以自身利益为出发点,这构成了追责的正当性基础。

二、规则基础:董事表决的可追责性与异议免责

先看一个有意思的对照。在股东会上,股东基于自己的切身利益对议案进行表决,即使其反对的是一项对公司有利的议案,这种行为也通常不具有可追责性。原因是股东本就有权选择投赞成票、反对票或者弃权票,不能因为表决结果而追究其责任。当然,如果表决行为构成民事权利的滥用,情况会有所不同:权利滥用要求行为人以损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益为主要目的行使权利。举例来说,某公司召开股东会讨论增资议案,部分少数股东因担心自己的持股比例被稀释而投了反对票;此时即便该增资议案有利于公司发展,这些股东的反对仍应被认定为基于自身利益作出的正当选择,不宜认定为权利滥用。

董事会的情形则不同。董事出席董事会会议并参与表决,既是权利,也是义务,可以称之为职责。之所以有这样的差异,是因为董事在公司中承担的是受托人的角色,其行为应当以公司利益为依归,而不能像股东那样单纯以自身利益为出发点。

再看董事所负的两项基本义务。董事对公司负有忠实义务,应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突,不得利用职权牟取不正当利益;同时负有勤勉义务,执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。前者关注的是立场问题,即是否把公司利益放在首位;后者关注的是过程问题,即决策之前是否进行了必要的调查与讨论、是否具备了应有的注意程度。

在这样的义务框架下,法律对董事的表决责任作了明确规定:董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议,给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。

从正面描述,需要承担责任的董事通常具备两个特征:一是参加了董事会会议;二是对最终获得通过的那项违法决议投了赞成票。反过来,可以免责的情形大致有以下几种:没有参加会议、也没有委托其他董事代为投票的;中途离开会场且未委托其他董事投票的;因存在关联关系依法回避表决的;以及在表决时曾表明异议并被记载于会议记录的,例如本人或者受托的董事投了反对票、弃权票,并且相关内容被写入会议记录。

这几种免责情形指向同一个要点:决议是否违法、是否造成损失,与某位董事个人是否需要承担责任,是两个层面的问题。只有在参与程度与表决立场上落入责任范围的董事,才需要承担赔偿责任。例如,某公司董事会共有十一名成员,在一次讨论违法事项的会议上,赞成六人、弃权一人、反对一人,请假未参加一人,表决前离开会场未再返回一人,依法回避表决一人,决议因过半数赞成而通过。事后该决议付诸实施并给公司造成严重损失,需要承担赔偿责任的,是投赞成票的那六名董事。

需要注意的是,可追责的情形并不限于投赞成票。如果决议本身属于明显违法的事项,而某位董事虽然没有投赞成票、却在决策过程中负有主导或者推动的角色,其责任可能通过其他路径被评价。但就法条直接规定的表决责任而言,判断的核心仍是参与与表决立场。

三、分歧在哪里:免责边界、记录效力与责任免除的安排

第一处分歧在于异议的认定标准。法条要求的是「在表决时曾表明异议并记载于会议记录」,两个条件缺一不可。仅仅在会前表达过不同意见、或者会后口头表示过疑虑,通常不足以构成免责的基础。同样,如果异议没有进入会议记录,主张免责时可能面临举证上的困难。

第二处分歧在于会议记录的证明效力。会议记录是公司制作的文件,通常由公司保管,保管人往往是董事会秘书。实践中,可能出现记录不完整、事后修改、甚至在争议发生时找不到记录的情形。对异议董事而言,这构成一种现实风险:自己当时确实反对过,但记录上没有体现。因此,如何在会议结束时取得一份记录,是需要提前考虑的事情。

第三处分歧在于责任免除的自治空间。公司可以通过章程规定或者股东会决议,对违反勤勉义务的董事予以免除赔偿责任的安排,以鼓励董事在经营中敢于尝试、敢于创新。但对违反忠实义务的赔偿责任,一般不宜通过章程作出可免除的规定;否则,少数股东可能针对相应条款提起决议无效之诉或者章程条款无效之诉。也就是说,忠实义务与勤勉义务在能否免除这一点上,处理方式并不相同。

第四处分歧在于会议记录的查阅范围。现行《公司法》规定,股份有限公司应当将董事会会议记录置备于本公司;有限责任公司与股份有限公司的股东均有权查阅、复制董事会会议决议,但条文并未明确提及会议记录。这意味着,股东能否直接查阅会议记录,取决于具体规定与章程安排。而在判断董事是否应当担责时,会议记录又是关键材料,这一落差值得注意。

把这四处分歧放在一起看,会发现它们都指向同一个前提:会议记录是否真实、完整、可获取。异议是否成立、责任能否免除、股东能否了解董事的履职情况,都建立在记录本身可靠的基础之上。因此,与其在争议发生后再去争论记录的含义,不如在会议进行时就把它做好。这也是公司法把会议记录作为一项常规要求的意义所在——它不是一项为特定场合准备的手续,而是日常治理的一部分。

四、比「谁投了赞成票」更值得关注的焦点

第一是表决当时的行为方式。在面临可能引发争议的议案时,董事有多种选择:旗帜鲜明地表示反对、委婉表达意见后投弃权票、选择不参加会议、或者在会议进行中提出异议并要求记录。无论采取哪一种方式,关键在于确保自己的立场与参会状态被完整、准确地记载。

第二是记录内容的完整程度。一份合格的会议记录,通常应当包括会议的时间、地点、方式、通知发出情况、召集人与主持人、董事出席与受托出席情况、审议的提案、各位董事的发言要点与主要意见、每项提案的表决方式与表决结果等。这些内容看起来繁琐,但每一条在日后都可能成为判断依据。

第三是公司层面的制度安排。会议记录的制作、签名确认、保管期限、查阅程序,都可以在章程或者内部制度中作出更具体的规定。例如,可以规定董事既不签字确认、又不对不同意见作出书面说明的,视为同意会议记录的内容。这类条款能够在一定程度上减少记录争议。

第四是签名与说明的作用。会议记录完成后,出席会议的董事通常应当签名确认;签名之前,可以要求在记录中对发言作说明性记载;对记录内容有异议的,也可以在签字时作出书面说明。这些动作看似程序性,实际是董事自我保护链条中的最后一环。

五、可以逐项核对的判断要素

第一,董事会会议是否合法召开。出席人数是否达到法定要求,会议通知是否发出。

第二,决议的内容。是否违反法律、行政法规,是否违反章程或者股东会决议。

第三,是否造成严重损失。损失的具体情形与数额,与决议之间是否存在关联。

第四,该董事是否出席会议。亲自出席、委托出席,还是缺席。

第五,表决时的立场。投了赞成票、反对票还是弃权票,是否提出过异议。

第六,异议是否被记载。会议记录中有无相应内容,是否为本人或者受托董事所表达。

第七,是否存在回避情形。是否因关联关系依法回避表决。

第八,会议记录是否留存。记录的原件在何处,签名是否齐备,是否能够取得副本。

在核对以上事项时,还应当注意记录与决议之间的关系。如果记录所载的表决情况与决议文本不一致,或者记录中缺少关键的表决明细,那么无论对董事个人还是对公司,都可能带来举证上的困难。因此在会议结束时确认记录内容、由出席人员签名,并不是多余的程序,而是让后续的判断有据可依。

六、分类提示

对董事个人而言,最实用的一条建议是:不要把自己的安全寄托在事后解释上。面对可能引发争议的议案,应当在会议现场就把立场表达清楚,并要求记入会议记录;会议结束后,主动确认记录内容,必要时当场要求复印一份。董事会会议记录大多由公司保管,如果预见到某项决议日后可能引发纠纷,提前取得一份记录的价值不容低估。

对公司而言,会议记录制度的规范化程度,直接关系到日后争议的解决成本。记录的制作、确认、保管与查阅,都值得在章程中作出规定。特别是立场分歧较大的议题,详细记载每位董事的发言与表决情况,既是对董事个人的保护,也有助于公司内部的秩序。

对股东而言,会议记录是了解董事履职情况的重要窗口。通过记录,可以了解董事出席会议的情况、在决策中的立场与最终表决结果,从而评估其是否应当对损害公司利益的行为承担个人责任。在考虑提起股东代表诉讼时,记录往往是判断适格被告的基础材料。此外,股东能否查阅到会议记录,取决于公司章程与相关规定,这一点在事前就值得留意。

需要说明的是,董事责任的成立涉及决议违法性、损失认定、因果关系与个人参与程度等因素,具体结论依赖个案证据。会议记录的效力也会受到记录是否完整、是否经签名确认等条件的影响。

七、结语

董事的表决能不能被追责,答案是肯定的;但能否被免责,则取决于表决当时的立场是否被记录。法律给出的路径很清楚:参与决议并对违法决议投赞成票的董事,可能需要对公司损失承担赔偿责任;而在表决时表明异议并记载于会议记录的,可以免除责任。

这一安排的实际效果,是把董事的注意力引向会议现场。对公司来说,规范的会议记录制度是一种低成本的治理工具,也是治理规范程度的直接体现;对董事来说,认真对待每一次会议记录,是同一种工具的另一面。真正需要避免的,是那些含糊不清的会议:意见没有记录、表决没有明细、签名不够齐备。这样的记录在平时看不出问题,一旦争议发生,往往谁也说不清当时究竟发生了什么。

本文所述为一般性规则梳理,不构成对特定案件处理结果的预判,具体适用仍需结合个案事实与专业人士意见。

免责声明:本文仅供参考,不构成法律意见。具体法律问题请咨询专业律师。

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糜珺律师

北京德和衡(无锡)律师事务所 · 专职律师

执业证号:13202202210520509

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